Email e messaggi di lavoro: meno parole, più chiarezza

Hai davanti un messaggio di lavoro. Lo stai scrivendo, ma più aggiungi parole e meno capisci dove vuoi arrivare. Che cosa stai chiedendo, esattamente?

È una domanda semplice. La risposta, a volte, un po’ meno.

Molti messaggi diventano lunghi proprio qui: non abbiamo ancora deciso che cosa vogliamo. E allora continuiamo a scrivere. Mettiamo una spiegazione, poi una precisazione, poi una frase che dovrebbe chiarire quella precedente. Il punto, intanto, resta da qualche parte in mezzo.

Non è una colpa. Decidere che cosa chiedere può essere più faticoso che riempire il messaggio. Ma se lasciamo quella decisione a chi legge, gli passiamo anche un lavoro che sarebbe meglio fare noi.

Scrivere meno, quindi, non comincia dal cancellare. Comincia dal fermarsi.

Prima la richiesta, poi le spiegazioni

Prima di scrivere, prova a dirti che cosa vuoi ottenere con quel messaggio. Non tutto quello che hai da raccontare sull’argomento. Proprio la richiesta.

Se non riesci ancora a formularla con chiarezza, forse non ti serve un’altra frase. Ti serve decidere meglio.

Una richiesta per messaggio. È una regola piccola, ma ti costringe a scegliere. Qual è il punto? Che cosa stai chiedendo alla persona che leggerà? Il resto deve aiutare a capire quel punto, non fargli concorrenza.

Poi mettilo nelle prime due righe.

Sì, prima delle spiegazioni. La tentazione di preparare tutto il terreno è comprensibile: vuoi essere chiaro, vuoi far capire perché stai scrivendo. Ma puoi spiegare anche dopo. Intanto, chi legge sa già dove vuoi arrivare.

Le spiegazioni non sono vietate. Non stiamo facendo una gara a chi usa meno parole, con tanto di medaglia per il messaggio più asciutto. Se servono, restano. Solo che vengono dopo la richiesta, a disposizione di chi vuole capire meglio.

La differenza è questa: non chiedi al lettore di attraversare tutte le premesse per scoprire il punto. Glielo dai subito. Poi gli offri quello che serve per comprenderlo.

È un ordine diverso, non una rinuncia a spiegarsi.

Anche l’oggetto deve dire qualcosa

Nelle email, questo lavoro comincia ancora prima delle prime due righe. Comincia dall’oggetto.

“Aggiornamento” non dice niente. È una parola, certo. Ma lascia ancora da capire che cosa vuoi.

“Serve la tua conferma entro giovedì” dice tutto: quale risposta chiedi e per quando.

L’oggetto è metà del lavoro proprio per questo. Non deve limitarsi ad annunciare che dentro l’email ci sono delle parole. Deve portare fuori il punto.

E se fai fatica a scriverlo? Torna alla richiesta. Non cercare un oggetto più elegante per una richiesta ancora confusa. Chiarisci prima quella. Anche qui, aggiungere parole non sostituisce una decisione.

Quando hai finito, rileggi il messaggio e prova a togliere il 20% delle parole.

Non per renderlo freddo. Non per eliminare una spiegazione utile. Cerca quello che ripete, quello che allunga senza chiarire, quello che puoi togliere lasciando intatto il senso.

Quasi sempre il messaggio migliora. Quasi: non serve trasformare anche questa indicazione in una sentenza. Il criterio resta la chiarezza, non il taglio a ogni costo.

Come si vede nella vita di tutti i giorni

Lo vedi quando scrivi quindici righe e la richiesta vera sta nel penultimo rigo. Quando l'oggetto dice «Aggiornamento» e chi legge deve aprire tutto per capire che gli serve una risposta entro giovedì. Quando rileggi il tuo messaggio e nemmeno tu ricordi più che cosa stavi chiedendo.

Prova a chiederti

Che cosa voglio ottenere con questo messaggio, in una frase sola? Chi legge capisce il punto nelle prime due righe?

Oggi prova sul prossimo messaggio di lavoro, prima di inviarlo. Controlla che ci sia una sola richiesta, che arrivi nelle prime due righe e che l’oggetto la faccia capire. Poi rileggi e togli quel 20%. Le spiegazioni utili possono restare. Le parole in più, anche no.